Międzynarodowy handel towarami wiąże się z licznymi formalnościami, które mają na celu zapewnienie zgodności z przepisami celnymi, podatkowymi i handlowymi. Jednym z najważniejszych dokumentów w tym procesie jest faktura handlowa (commercial invoice). Bez niej przeprowadzenie odprawy celnej – zarówno eksportowej, jak i importowej jest niemożliwe.

W niniejszym artykule wyjaśniamy, czym jest faktura handlowa, jakie informacje powinna zawierać, kto ją wystawia oraz jak wpływa na procedury celne, podatkowe i preferencje w handlu międzynarodowym.

Czym jest faktura handlowa (Commercial Invoice)?

Faktura handlowa to podstawowy dokument wykorzystywany w międzynarodowym obrocie towarowym. Stanowi ona jednocześnie dokument celny, księgowy i podatkowy. Dla urzędów celnych jest kluczowym źródłem informacji o wartości towaru, jego pochodzeniu, rodzaju oraz warunkach dostawy – na jej podstawie określane są stawki cła, VAT i inne należności celne.

Dla sprzedawcy (eksportera) i nabywcy (importera) faktura handlowa pełni funkcję dowodu sprzedaży i dokumentu rozliczeniowego. Ułatwia także uzyskanie finansowania, zlecenie transportu, a w razie potrzeby – dochodzenie roszczeń reklamacyjnych.

Kto wystawia fakturę handlową?

Fakturę handlową wystawia zawsze sprzedawca (eksporter). Dokument przekazywany jest nabywcy (importerowi) przed wysyłką towaru lub razem z przesyłką.
W przypadku transakcji eksportowych dokument ten stanowi podstawę do zgłoszenia celnego i dopuszczenia towaru do obrotu w kraju przeznaczenia.

Jakie dane musi zawierać faktura handlowa?

Faktura handlowa powinna być sporządzona w języku angielskim – to ułatwia jej akceptację przez zagraniczne organy celne. Wersja polska może stanowić tłumaczenie pomocnicze, zwłaszcza w zakresie szczegółowego opisu towarów i kodów taryfowych (HS/CN).

Obowiązkowe elementy faktury handlowej:

• dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres, numer NIP lub VAT UE),
• numer faktury i data jej wystawienia,
• ilość, jednostka miary i szczegółowy opis towaru,
• cena jednostkowa i całkowita wartość towaru,
• waluta rozliczenia,
• warunki dostawy (Incoterms) i termin płatności,
• kraj pochodzenia towaru (country of origin),
• odniesienie do dokumentów towarzyszących (np. packing list, konosament, list przewozowy),
• podpis i pieczęć eksportera – w większości krajów UE podpis nie jest wymagany, ale w niektórych państwach spoza UE (np. w Azji czy Afryce) jest obowiązkowy.

Ważne: żadna pozycja faktury nie może mieć wartości zerowej. W przypadku próbek lub towarów o wartości symbolicznej należy wpisać rzeczywisty koszt produkcji lub orientacyjną wartość.

Faktura handlowa a proces odprawy celnej

Podczas odprawy celnej faktura handlowa odgrywa kluczową rolę. Na jej podstawie funkcjonariusz celny:

• określa wartość celną towaru,
• ustala właściwą klasyfikację taryfową (kod HS),
• nalicza należności celno-podatkowe,
• weryfikuje zgodność z dokumentami przewozowymi i listą załadunkową.

Niepoprawnie wystawiona faktura może doprowadzić do wstrzymania odprawy, nałożenia dodatkowych opłat, a nawet kar administracyjnych. Dlatego poprawność danych ma kluczowe znaczenie dla sprawności procesu.

Najczęstsze błędy na fakturach handlowych

Niepoprawne wypełnienie dokumentu może skutkować poważnymi konsekwencjami. Oto lista najczęstszych błędów, które powodują opóźnienia w odprawie celnej:

• brak wskazania warunków dostawy (Incoterms),
• użycie symbolu waluty zamiast jej skrótu (np. „$” zamiast „USD”),
• brak informacji o kraju pochodzenia,
• różnice pomiędzy danymi w fakturze, liście załadunkowej (packing list) i konosamencie,
• błędne wartości lub nieczytelne opisy towaru.

Każdy z powyższych błędów może skutkować koniecznością korekty zgłoszenia lub ponowną weryfikacją towaru przez organy celne.

Faktura handlowa a rozliczenia podatkowe

Choć faktura handlowa ma znaczenie dokumentacyjne i celne, nie stanowi sama w sobie podstawy do odliczenia podatku VAT.

Dla importera:

• podstawą do rozliczenia VAT jest Poświadczone Zgłoszenie Celne (PZC) lub dokument SAD, który potwierdza naliczenie i zapłatę podatku,
• faktura handlowa służy jedynie do ustalenia wartości celnej i wprowadzenia danych do zgłoszenia celnego,
• może być ujęta w księgach rachunkowych jako dowód kosztowy.

Dla eksportera:

• faktura handlowa potwierdza sprzedaż towaru poza terytorium UE,
• stanowi podstawę do zastosowania stawki 0% VAT, pod warunkiem posiadania dowodu wywozu (np. komunikatu CC599C).

Poprawność danych na fakturze handlowej ma więc wpływ nie tylko na cło, ale również na rozliczenia podatkowe i księgowe w firmie.

Faktura handlowa a preferencje celne i zwolnienia

Faktura handlowa może umożliwić importerowi zastosowanie preferencyjnych stawek celnych lub zwolnień z należności celnych. Aby było to możliwe, dokument musi zawierać oświadczenie o pochodzeniu towaru.

Oświadczenie o pochodzeniu na fakturze:

• potwierdza, że produkt spełnia reguły pochodzenia wynikające z umów o wolnym handlu (np. z Kanadą, Koreą Południową, Japonią),
• może być umieszczone bezpośrednio na fakturze przez eksportera zarejestrowanego w systemie REX (Registered Exporter System),
• w przypadku przesyłek o wartości poniżej 6000 EUR oświadczenie może wystawić również niezarejestrowany eksporter,
• treść oświadczenia musi być zgodna z wzorem określonym w danej umowie handlowej.

Brak oświadczenia o pochodzeniu skutkuje utratą możliwości zastosowania preferencji, co oznacza konieczność zapłaty pełnej stawki celnej zgodnie z taryfą ISZTAR.

Dlaczego poprawna faktura handlowa jest tak ważna?

Prawidłowo sporządzona faktura handlowa:

• przyspiesza odprawę celną,
• ułatwia klasyfikację towarów i obliczenie należności,
• chroni przed błędami i sankcjami,
• umożliwia skorzystanie z ulg i preferencji celnych,
• stanowi dowód sprzedaży w transakcjach międzynarodowych.

Każdy eksporter i importer powinien zadbać o to, aby dokumentacja była spójna, kompletna i zgodna z wymogami celnymi kraju wysyłki i odbioru.

Podsumowanie

Faktura handlowa (commercial invoice) to nie tylko dokument handlowy, ale przede wszystkim podstawa procesu odprawy celnej.
Zawiera kluczowe informacje potrzebne do określenia wartości celnej, pochodzenia i należności podatkowych.
Poprawność jej sporządzenia decyduje o szybkości i skuteczności odprawy, a także o możliwości korzystania z ulg celnych i prawidłowych rozliczeń VAT.

Dlatego w handlu międzynarodowym warto zadbać o każdy szczegół tego dokumentu – najlepiej z pomocą profesjonalnej agencji celnej, która zapewni zgodność z obowiązującymi przepisami i bezproblemowy przebieg procedur celnych.